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为何别人说话一针见血,而你总说不到点子上?

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文 |赵晓璃

微信公众号|璃语职美人(crystal_words)


写在前面的话:

 

不知你有没有这样的感触,工作之后,才发现清晰的表达能力实在太重要了。

 

想想看,不论是同事交流、上司沟通、交代下属、演讲以及文字报告,哪一样不需要清晰的表达能力呢?

 

林肯曾经说过这么一句话:“口才是社交的需要,是事业的需要,一个不会说话的人,无疑是一个失败者”。

 

可事实是,别人说话一针见血、条理清晰,轮到自己的时候,却半天说不到点子上;总感觉自己“嘴笨”,明明肚里有货,就是说不出来;不论是例会发言还是写工作报告,经常感到无从下手、一团乱麻。

 

怎么破?


文 | 赵晓璃

小颖(化名)是我的一名咨询者,从去年年底至今,她在我这里做了好几次咨询,是我的一位长期咨询者,我是一路看着她从一名职场小白成长为如今的业务骨干的。

 

这不,最近小颖遇到了一个棘手的问题,原来他们部门的领导换了,和之前的领导有所不同的是,新领导是一个强势而注重效率的人,并且对小颖他们说:“一句话能说清楚的事情,不要用两句话说。啰啰嗦嗦不得要领的人,我会怀疑你是否胜任目前的岗位。从本周起,每周一早上你们都要参加晨会,每个人的发言时间只有一分钟,简明扼要地汇报你们的工作计划?!?/p>

 

小颖从来没见过这种阵势,想想自己平时干活儿不要人催促,但在大会上发言,并且还要达到这位领导的要求,实在让她手足无措。


她迅速找到了我的助理,和我预约了一次咨询。

 

为了方便说明,我在小颖原有汇报内容的基础上,隐去了关键性的职业信息,重点不在于内容本身,而是在于阐述文字背后的表达逻辑与方法。


小颖的会议发言内容最开始是这样准备的——

 

“今天我的工作主要是拜访客户。

 

第一家客户是之前和我公司有过合作关系的客户,不过后来因为种种原因断了合作,如今我和对接的客户经理谈了谈,对方表示有意向和我们恢复合作关系,我今天去和他谈谈。

 

第二家客户也是和我们有过合作关系并且当时的订单量还挺大,现在由于他们的一位合作商临时出现了变故,所以急需要换一家长期合作商,我得知这个消息之后,赶紧和对方取得了联系,对方也表示很有意向,我今天和对方见面谈谈。

 

第三家客户的地理位置非常好,也有稳定的需求量,对方的客户经理也非常迫切地想要完成业绩考核指标,今天过去谈谈。

 

第四家客户是一家新客户,之所以去做陌生拜访,是因为这家客户正好毗邻第二家客户,也算是顺路,顺便做个拜访。

 

这就是我今天的工作计划?!?/p>



在小颖的案例中,叙述性的表达看似也有些条理,但存在的问题如下:

 

首先,用力均匀,让人抓不住重点。

 

四家客户的特点她都进行了阐述,但还是无法让人一下子记住重点内容。

 

其次,缺乏目标导向。

 

如果按照之前的陈述方式,整体听下来,领导脑海中只有两个字——谈谈。

 

“谈谈”只是一种行为,这种行为的目的是什么?拜访这四家客户最终想要达成什么结果?并没有做必要的交代。

 

最后,没有逻辑感,有很多重复信息。

 

例如,在之前的陈述中,“有过合作关系”重复了两次,等等。


由于职场是一个注重效率的地方,如果你和小颖一样,遇见了一位追求效率的领导,按照平常的说话方式,注定是低效的,因为这种陈述方式不够简洁有力,也无法说服领导认可你的计划,同时领导内心的疑问并没有得到解决——

 

1、这四家是一定要去拜访的吗?

 

2、拜访时间方面有没有和对方沟通过?会不会出现无功而返的情况?

 

3、拜访的目的到底是什么呢?仅仅是为了坐坐谈谈吗?

 

4、这几家客户中,有把握的是哪几家?为何有如此把握呢?

 

等等。


职场中,尤其是汇报工作这样的场合,一个有力的表达结构如下:



应用到小颖的案例中,在这个框架的指导下,小颖说出了更为具体的信息——

 

1、主题:拜访四家客户;

 

2、时间:第二家是上午十点,第一家是下午两点,第三家下午四点半,第四家在谈完第二家后顺便拜访;

 

3、空间:离公司最近的是第一家,次近的是第二家,稍微有点远的是第三家,第四家正好毗邻第二家;

 

4、准备:第二家需求比较迫切,是对方主动联系的,约定周一上午十点面谈,很有希望恢复合作;第一家意向也还不错,上周给对方打过电话,约在周一下午两点;第三家也有和业务经理联系,约在下午四点半;第四家因为毗邻第二家,正好顺路拜访下,属于开拓新客户;

 

5、背景:除去第四家属于新开发的客户,一二两家都是合作过的,第三家地理位置比较好,需求量大;不同的是第二家面临供应商临时变动,所以比第一家更迫切想要达成合作;

 

6、目标:恢复和第一家、第二家的合作关系,和第三家敲定明确的合作意向,与第四家建立联系,便于后期跟进。

围绕这六点重新整理了一遍之后,我们不难得出下图——    



经过梳理,改进后的工作计划是这样的——

 

“今天我的工作计划是拜访四家客户,目标是恢复两家历史合作客户的合作关系,达成一项新的合作协议,开发一家新客户。【点评:开门见山,以结果为导向,直奔主题】

 

1、这两家历史合作客户中,有一家和我公司有过大额交易记录,如今对方面临供应商变动局面,对方合作意向十分迫切,并且也是对方主动和我联系,我们约在上午十点,我认为这对我公司而言是一个绝好的机会,所以对于这家的关系恢复,我还是有相当把握的;另外一家我上周有联系过,和对方约的是下午两点拜访,对方意向也还可以,有一定把握。【点评:先阐述中重点工作内容,交代了事情的背景以及所做的准备,同时向听者传递了信心?!?/span>

 

2、新的合作协议指的是位于某某地段的某公司,这家公司我之前一直在跟进,因为对方地理位置优越,客户需求量大,每年有不少订单,经过接洽得知,对方新来了一名业务经理,急于完成KPI指标,所以这对于我上门谈合作协议是一个不错的契机,约的是下午四点半。【点评:这是次重点内容部分,着重强调目前的契机,说明这次洽谈是必要且符合当前契机的】

 

3、开发的新客户就在下午两点拜访的那家公司对面,十分方便,这次去并不打算做长时间逗留,只是为了纯粹和对方建立联系,便于后期作为公司的新客户资源进行跟进?!?strong class="fUWLYQg">【点评:这是顺带部分,不是工作重点,但着重强调这件事对公司未来的意义,同时强调时间上的安排,让人感觉你做事很有条理,也很注重效率】


附:一张清晰的表达结构图


(点击可放大查看)

经小颖后来的反馈,她按照我教给她的办法在第一次晨会中表现出色,领导对她称赞有加。


上述模型连续用一个月,你必然会在职场沟通上得到明显的提升与进步;因为,与其说职场沟通能力是一种天赋,倒不如说是后天刻意练习的结果。




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第二节  三个模板,帮你打通90%的职场沟通

1、案例分析:小凤的工作汇报

2、介绍一个有效的沟通技巧

3、三个沟通模板,帮你提高沟通效率

 

第三节  如何识别不同的人际风格,达成双赢沟通?

1、案例分析:你问的问题都不叫问题!

2、双赢沟通四部曲,有哪些组成?

3、如何应对不同的人际风格,找到合适的相处之道?

 

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